世の中には様々なイベントがあります。多くの人がイベントに参加し、楽しんでいますが、その裏側にはそのイベントを支えるたくさんの裏方さんがいます。その裏方さんのトップともいえるのがイベント企画運営の担当といえるでしょう。
今回は、普段私たちが接することのない、イベント企画運営の仕事内容に迫ります。
まずは企画から
イベント企画運営の仕事は企画をするところから始まります。企画の内容・レベルについては様々です。
大きなイベント企画ができる会社であれば、自社でゼロから企画を立ち上げることもありますが、そういったケースはごくまれです。
多くの場合がクライアントから、場所・日時・イベント概要などの要望が入り、それらを決められた予算内で企画化します。
基本的にクライアントの希望は漠然としており、例えば「冬の海を盛り上げるイベントをしたい」「今、流行の女優さんを呼んだイベントをしたい」「このショッピングモールのＰＲをしたい」などのぼんやりとした要望が来ることが多いものです。
クライアントと打ち合わせ
クライアントから注文が入った場合、ぼんやりとしたクライアントの要望を具体的にしていくのがイベント屋の仕事です。クライアントから要望をいただいたら、こちら側で企画の詳細を詰め、クライアントと内容の確認をします。
この時に重要になるのが、今までの経験とネットワークです。自分たちは今までにも似たようなイベントをこなしたことがあるという実績や、自分たちのネットワークを使えば、大御所の誰それを呼ぶことができるというような、いわゆる「引き出し」は顧客にとって大きな安心感につながります。
イベント本番までのスケジュールを決める
顧客との打ち合わせで要望をすべて聞き出したら、あとはスケジュールの構築です。イベントの台本を作り、その台本を実現すべく、関係者に連絡を取り、すべての用意を行います。本番当日に何かがあってはいけませんので、可能であれば、常にプランＢも用意をしておきたいところです。
そして、本番前日までにはクライアントを呼んでリハーサルを行います。リハーサルで変更が入ることもたびたびありますのでできれば前々日までには最低１度はリハーサルを終えておきたいものです。
イベントの運営をする
イベントがスタートすれば、あとは、予定通りにイベントが進むようにチェックをします。予想外のことが起きない現場などほとんどありませんが、できるだけトラブルが起きないようにイベントを進行します。
イベント当日や本番中は忙しくしていることがほとんどですが、イベントのクライマックスやフィナーレで参加しているお客様が感動している姿を見たときには大変な充実感を覚えるものです。